Et si vous perdiez les données de votre cabinet ?
L’importance de la sauvegarde
La sauvegarde est la seule solution qui permet de pallier aux risques qui menacent vos données.
En cas de vol, incendie, problème technique de l’ordinateur, virus, … la sauvegarde vous permettra de récupérer toutes vos données de votre logiciel : vos informations de facturation, les données de santé de vos patients, etc…
La perte de ces données peut avoir un réel impact sur votre activité. En effet elle peut engendrer : une perte financière, du temps de re-saisi de vos données et un risque potentiel de perte de rendez-vous patient.
Pour vous éviter le pire, nous vous rappelons les règles de bonne pratique !
Sauvegarde “classique” : contraignant mais essentiel !
On appelle sauvegarde “classique” les sauvegardes sur disque dur, clé USB ou disque dur externe. Les données sont alors dupliquées à l’instant T. Toute activité réalisée après votre dernière sauvegarde peut donc être définitivement perdue. Nous allons donc voir comment limiter au maximum la perte des informations de votre logiciel de gestion
L’aspect indispensable de vos sauvegardes
Dans le cas d’une défaillance de votre ordinateur, sachez qu’il est très compliqué, voire impossible, de reconstituer vos données.
En cas de perte définitive de votre ordinateur (incendie, vol, etc), seule la sauvegarde vous permettra de retrouver vos dossiers patients.
Le seul moyen de relancer votre activité sera alors de restaurer vos données perdues :
- vos rendez-vous,
- vos actes déjà effectués,
- récupérer l’ensemble des éléments de vos patients : cartes vitales, ordonnances, …
- tous les éléments facturés / non facturés,
- bilans / dossiers de soin,
- …
Quand et comment effectuer vos sauvegardes ?
Nous vous conseillons à minima de réaliser sur support externe :
- Une sauvegarde quotidienne
- Une sauvegarde du 1er jour du Mois
- Et une sauvegarde du 1er jour du Mois précédent
Il peut en effet être nécessaire de retourner sur une ‘ancienne’ sauvegarde pour retrouver une donnée perdue depuis plusieurs semaines.
De plus, quelque soit le support externe que vous utilisez (clé USB ou disque dure externe), sachez qu’ils peuvent s’endommager : casse, clé USB mal retirée de l’ordinateur. Nous vous conseillons donc de doubler vos supports de stockage. Par exemple, vous pouvez vous munir de 2 clefs USB, une pour les sauvegardes des jours pairs et l’autre pour les jours impairs. En effet si un virus infecte votre ordinateur il pourrait aussi rendre illisible la dernière clef insérée.
Que faire de ces supports ? La vigilance est de rigueur !
- Vigilance lors du retrait de la clé USB ou du disque dur
Il est impératif de retirer votre clé USB convenablement en cliquant sur “Retirer le périphérique” présent dans votre barre de tache sur votre bureau. Sans cette vigilance, les données sur votre clé USB pourraient être corrompues et votre sauvegarde inutilisable.
Il est également conseillé de changer vos supports (clé USB/disque dur externe) régulièrement, ils ont malheureusement une durée de vie !
- Sécurisez vos clés USB et disques durs externes
Vos clés USB et disques durs contiennent maintenant des données de santé. Une fois que vous aurez sauvegardé vos données, vous devez absolument vous assurer que vos clés USB / Disques durs externes (…) soient conservés dans un endroit sûr, différent de votre lieu de travail, afin de vous protéger contre le vol ou l’incendie.
Sauvegarde en ligne : l’assurance d’une régularité
Une nouvelle offre arrive sur le marché, il s’agit de la sauvegarde en ligne. Mais attention, il y a quelques éléments importants à prendre en compte avant de se lancer !
La solution ‘maison’ illégale : stockage en ligne sur son “cloud” personnel
Il faut que les données soient hébergées sur un serveur HDS (Hébergeur de Santé). C’est une obligation légale définie par le gouvernement : (https://esante.gouv.fr/). Les données de santé sont soumises aux normes RGPD et doivent être traitées de manière sécurisée.
Il n’est pas donc autorisé de placer vos sauvegardes sur Google Drive, Dropbox, ou tout autre outil de stockage en ligne non HDS.
La solution professionnelle : Médisauv – la sauvegarde en ligne
Médisauv est un nouveau service développé par RM Ingénierie qui prend en compte toutes ces réglementations. Les données sont envoyées sur des serveurs sécurisés compatibles avec les normes en vigueur. (serveur Hébergeur De Santé, envoi via des flux sécurisés HTTPS). 5 sauvegardes de vos données sont conservées en tout temps : J / J-1 / J-2 / M / M-1. Ces sauvegardes sont répliquées sur 2 sites géographiquement distincts.
Restez zen, les sauvegardes sont faites automatiquement tous les jours ! Vous n’avez plus à vous soucier de les déclencher : aucune action de votre part n’est nécessaire.
De plus, nos experts surveillent le bon déroulement de la sauvegarde (sans avoir accès à vos données dans le respect de la réglementation RGPD) et vous alertent en cas de problème détecté.
NB: Pour accéder à ce service vous devez disposer d’une connexion internet.
